Management

Importancia del proceso de acreditaciones en eventos

El proceso de acreditación de los invitados es el inicio formal del evento por lo que es importante que los asistentes se sientan cómodos, bien recibidos y con una correcta atención al llegar. Es por esto que a la hora de realizar un evento, hay aspectos de la organización que tiene que prever con anticipación para asegurar el éxito del mismo.

El proceso comienza con la pre acreditación al evento. Es recomendable para esto contar con una plataforma on line a fin de realizar esta tarea, que permita recibir en todo momento las pre inscripciones y vaya recopilando la información de todos los asistentes. Esta herramienta debe permitir inscribirse desde cualquier computadora personal o dispositivo móvil completando el asistente los datos requeridos por el Organizador. Incorporando las herramientas necesarias, el participante puede abonar el evento previamente desde la comodidad de su oficina con tarjeta de crédito o medios electrónicos disponibles directamente desde la web del organizador.  Para aquellos que realizan el pago on-site, la pre acreditación, constituye un paso menos que, al llegar al evento, nos hace ganar tiempo y comodidad en el proceso de registro y recepción del material.”

Para quien organiza, el proceso de pre acreditación le permite tener unificada la información de sus invitados de manera rápida y en cualquier momento, permitiendo tener control en tiempo real del interés que el evento despierta entre los potenciales asistentes y poder medir las distintas herramientas publicitarias que se utilizan para la difusión previa.

A través de Internet, se puede acceder al listado de pre acreditados y con información clave que ayudará a la organización a lograr un evento exitoso.  Esa información se vinculará al momento de realizar la acreditación on site, agilizando el proceso y garantizando que (sin acento!) finalizado el encuentro se pueda gestionar un preciso informe estadístico de los asistentes.

Por último, poder acceder a información estadística antes del evento, permite organizar diferentes partes del evento como lo son el coffee break, la cantidad de carpetas, los bolsos o cualquier tipo de material que tenga que ser entregado a los invitados. Gestionar toda esta información con antelación facilita la emisión de credenciales identificadoras tanto para asistentes como para disertantes ayudando a que el proceso de acreditaciones sea dinámico y confiable. La acreditación es el primer contacto de los asistentes y de ella dependerá en gran parte el éxito del evento.

By Eduardo Valverde | Director PI Prestaciones Informáticas | www.piprestaciones.com.ar

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